Syftet med landstingets webbplats
Grundkrav på informationen
Behörighet och informationsansvar
Text
Tabeller
Bilder
Dokument
Filmer
Länkar
Obligatorisk information och struktur
Funktioner för information och kommunikation
 

Om dessa riktlinjer

Detta dokument innehåller riktlinjer för publicering av sidor, dokument, bilder och filmer på Landstinget i Östergötlands webbplatser. Riktlinjerna gäller för både intranätet Lisa och den externa webbplatsen www.lio.se om inget annat anges.

 
Syftet med landstingets webbplatser

Landstingets webbplats består av en extern del på Internet: www.lio.se, och en intern del:
Lisa.
 
Landstingets externa webbplats, www.lio.se, vänder sig i första hand till patienter och närstående som har kontakt med vården i Östergötland. Det gör att informationen och funktionerna på webbplatsen är direkt anpassade för denna målgrupp. Syftet med webbplatsen är även att tillhandahålla bra information för andra målgrupper, som blivande medarbetare, studenter, forskare, journalister och politiker.
 
Information som vänder sig till de externa parter som landstinget samarbetar med, exempelvis kommuner, universitet, apotek och försäkringskassan, behöver publiceras på www.lio.se. Landstingets intranät Lisa vänder sig till medarbetarna i landstinget, samt till externa privata vårdgivare. Intranätet Lisa är landstingets viktigaste informationskanal för medarbetarna, samtidigt som det ska fungera som ett bra verktyg i arbetet, genom en smidig koppling till funktioner och lokal information.

 
Grundkrav på informationen

All information på landstingets webbplatser ska vara:

• Aktuell
• Korrekt
• Lätt att förstå
• Målgruppsanpassad
• Komplett (det vill säga att formuleringar som ”sidor under konstruktion” inte får publiceras)
• Enhetlig i layout och navigering
• Samstämmig med information i andra kanaler och sammanhang

Webbsidorna ska alltid utformas så att de är anpassade för målgrupperna, både när det gäller val av information och formuleringar. Det innebär bland annat att den viktigaste informationen för målgruppen presenteras högt upp i strukturen, och överst på sidorna, samt att fackuttryck, interna benämningar och förkortningar slopas.
 
Målsättningen är även att all information på webbplatserna ska vara tillgänglig för personer som har olika typer av funktionsnedsättningar eller som använder särskilda läshjälpmedel. 

Styrande lagar
Offentlighetsprincipen
Landstinget i Östergötland är en offentlig myndighet. Därav gäller att alla svenska medborgare, enligt offentlighetsprincipen, har rätt att ta del av den information som produceras inom landstinget. Undantaget är sekretessbelagda handlingar och arbetsmaterial. I praktiken innebär offentlighetsprincipen att information på såväl www.lio.se som Lisa ska lämnas ut till den som begär detta. Det är alltså ingen skillnad i synen på offentlighet mellan www.lio.se och Lisa. Det betyder att arbetsmaterial och sekretessbelagda uppgifter varken ska finnas på www.lio.se eller Lisa!

Personuppgiftslagen
Personuppgiftslagen (PUL) kräver bland annat att den person vars namn publiceras på Internet (www.lio.se) måste vara tillfrågad och ha givit sitt samtycke till publiceringen. Detta gäller även personliga e-postadresser.

Fotografier och andra bilder på personer får inte heller publiceras utan tillstånd från den som är avbildad.

Lagen om upphovsrätt
Alla konstnärliga alster, som fotografier, illustrationer, musik och litterära verk, har en upphovsman som har rätt att bestämma över hur materialet ska spridas. Detta gör att inga bilder eller andra konstnärliga alster får publiceras på www.lio.se eller Lisa utan att tillstånd finns från upphovsmannen.

Tänk på att även om en bild redan används på någon enskild webbsida i landstinget så är det inte säkert att den får användas på något annat ställe. Publiceringsrätt måste finnas för varje enskilt fall, om inte annat har avtalats med upphovsmannen.

Lokal information
Intranätet Lisa är gemensamt för hela landstinget. Det innebär att grundinställningen är att alla sidor på Lisa är åtkomliga för alla landstingsanställda. Det finns dock möjlighet att i vissa fall begränsa åtkomsten för läsning. Det kan gälla sidor av utpräglat lokal karaktär, vissa mötesprotokoll med mera. I sådana fall skall befintliga AD-grupper användas. Ta kontakt med webmaster@lio.se för vidare information.

Länkar till lokala intranätsidor ska ligga i vänstermenyn och inte som en länk på en webbsida. Ligger sidan i vänstermenyn syns den inte för de personer som inte har aktuell behörighet.
 
Det är möjligt att från sidor på Lisa länka till ”G:\”, förutsatt att det i länken tydligt framgår att den leder till information som kräver särskild behörighet. Det är aldrig tillåtet att länka till ”G:\” från sidor på www.lio.se!
 
Reklam
Reklam för kommersiella företag och produkter får inte förekomma på landstingets webbplats.

 
Behörighet och informationsansvar

För att kunna skapa nya sidor och ändra information på befintliga sidor behövs en speciell behörighet, som medarbetare får efter genomgången utbildning i Episerver.

Varje webbsida ska ha en informationsansvarig person, vars namn ska stå längst ner på sidan och vara klickbart till personens e-postadress.

Den som är informationsansvarig för en sida måste se till att all information på sidan är aktuell och publicerad enligt landstingets riktlinjer. Den som är informationsansvarig för en sida behöver inte nödvändigtvis vara den som har behörighet att ändra på sidan, men måste se till att det finns rutiner för regelbunden kontroll och uppdatering av sidan. 

 
Text

Innehållet i alla landstingets texter ska vara aktuellt, korrekt och sakligt, med formuleringar som är anpassade för målgruppen. Text på webbsidor bör så långt det är möjligt dessutom hållas korta och enkla för att underlätta läsning på skärm. Det är även viktigt att texten är fri från förkortningar och fackuttryck.

Sökordsoptimering
Vi kan påverka vilken sida på landstingswebben som besökaren ska landa på för ett visst sökord, genom en så kallad sponsrad länk. Det är en textannons som läggs upp kopplat till sökordet. Den sponsrade länken visas alltid högst upp i sökresultatlistan. Kontakta webmaster för förfrågan om hjälp med att lägga upp sponsrade länkar.
 
Det finns möjlighet att lägga in så kallade meta-taggar på webbsidan, för att öka möjligheten att bli indexerad och högre rankad av sökmotorer. Dels kan man lägga in en beskrivning av sidan, dels kan man lägga in standardsökord. Man bör hålla sig till maximalt tre sökord.

Alla strategiskt viktiga sidor (indexsidor, portalsidor, startsidor etcetera) ska sökoptimeras med hjälp av sökord och sidbeskrivning.

Anpassningar för ”Lyssna-funktionen”
För att alla målgrupper ska kunna läsa och förstå texten, samt för att funktionen ”Lyssna” på www.lio.se ska fungera korrekt, är det viktigt att inte använda förkortningar, ”svengelska” eller svåra fackuttryck. Av samma skäl bör specialtecken användas sparsamt. Testa gärna funktionen ”Lyssna” när en sida är publicerad.

Textfärg
Endast två textfärger är tillåtna på landstingets webbplatser: svart och rött. Grundprincipen är att alltid använda svart text, men röd text får användas vid markering av akut eller annan extraordinär information. Rubriker får dock endast vara svarta.

Text i bild
Text på webbsidor ska alltid skrivas in som just text, och inte vara omgjord till bilder som laddas upp på webbplatsen. Undantaget är organisationsskisser med enhetsnamn, som kan publiceras som bilder.

Stilsort och storlek
Vanligen kan inte textens stilsort (typsnitt) väljas av den som publicerar informationen på en webbsida, utan mallarna i Episerver är byggda för att per automatik visa webbsidor med stilsorten Verdana i en viss storlek. Undantag är mallen för medicinska pm. Text som klistras in i på sådana sidor (från Word) måste vara formaterad i Verdana med 8 punkters storlek.

Rubriker
Använd alltid förformaterade rubriksättningar. Det innebär att rubriker alltid ska ha rubrikformat och inte bara skrivas med fet eller förstorad text.

Alla enskilda webbsidor måste ha en huvudrubrik, det vill säga ”Rubrik 1” (H1). Inga underrubriker på sidan kan definieras som H1. Övriga rubriker på en sida ska definieras med lägre nivåer, som ”Rubrik 2” (H2) respektive ”Rubrik 3” (H3) i redigeraläget i Episerver.

Rubrikformaten ska aldrig användas för annat än just rubriker. Det är alltså inte tillåtet att använda ett rubrikformat för att betona ett ord som inte är en mellanrubrik.

Placering
Vanlig text med eventuella mellanrubriker, liksom sidrubrik, ska vara vänsterställd. Centrerad eller högerställd text är mer svårläst, men kan användas i tabeller och bildtexter.

Kursiv text
Kursiv text bör alltid undvikas på webbsidor eftersom det försvårar läsbarheten på skärm.

Fet text och ingress
Fet text bör användas sparsamt, då ett stort textavsnitt i fet stil blir svårläst på skärmen. Fet text kan användas för att lyfta fram enstaka ord och meningar som ska betonas lite extra. Ska en ingress eller inledning vara fet ska formatet ”Ingress” användas i redigeraläget i Episerver.

Versaler
Versaler (STORA BOKSTÄVER) ska inte användas på hela ord, eftersom de dels medför att texten uppfattas som ett ”skrikande” budskap, dels försvårar läsbarheten. Ord som behöver betonas lite extra ska i stället vara feta.

Listor
Punktlistor och numrerade listor ska göras med det verktyg som finns i Episerver, så att listorna blir korrekta. En punktlista ska alltså inte bestå av exempelvis talstreck eller stjärnor i vänsterkanten.

 
Tabeller

Tabeller ska användas där information behöver presenteras i flera kolumner. Tabeller kan också användas när en bildtext ska placeras rakt under en bild som är infälld i den vanliga texten.
 
Anpassning för ”Lyssna-funktionen”
Tabeller måste göras så att de fungerar med funktionen ”Lyssna” på www.lio.se. Det innebär att ett mellanslag måste matas in efter varje inmatat värde (ord eller siffror) i varje tabellcell, annars förstår inte funktionen att varje tabellcell ska läsas upp var för sig. Testa gärna funktionen ”Lyssna” när en sida är publicerad.

Tabellstorlek
Tabellers storlek ska alltid anges i procent (%) i stället för i antal fasta pixlar. På det sättet anpassas tabellen till sidans utseende i olika webbläsare, och risken för att sidan ska se konstig ut minimeras.

Tabellbakgrund
Bakgrunden i en tabell ska vara vit eller ha någon av de färger som finns att välja mellan i valboxen för tabellegenskaper i Episerver. Övriga färger, som exempelvis finns i färgpaletten,får inte användas. Bilder får inte användas som tabellgrund eftersom textens läsbarhet försämras.

Kantlinjer i tabeller
Det är möjligt att ha eller inte ha en tunn kantlinje i tabeller. Kantlinjens storlek får vara 0 eller 1 pixel. Kantlinjens färg kan vara någon av de färger som finns i valboxen under tabellegenskaper i Episerver. Övriga färger, som exempelvis finns i färgpaletten, får inte användas.

 
Bilder

Bildens motiv
Bilder till landstingets webbsidor ska väljas med stor omsorg för att ge betraktaren rätt associationer. En bilds motiv ska så långt det är möjligt vara förknippad med den verksamhet som webbsidan berör, till exempel aktiviteter, personer, byggnader och lokaler. Det innebär att naturbilder och bilder som endast kan betraktas som utsmyckning bör undvikas. Även skämtbilder bör undvikas, eftersom det finns en stor risk för att sådana bilder skapar missförstånd och irritation hos målgruppen.

Det är viktigt att bildernas motiv så långt som möjligt återspeglar den mångfald som finns i det svenska samhället och inom Landstinget i Östergötland när det gäller kön, ålder, ort, yrken, kulturell bakgrund etcetera.

Upphovsrätt
Observera att bilder och illustrationer skyddas av upphovsrättslig lagstiftning. För att få använda sådana krävs tillstånd från upphovsmannen, det vill säga fotografen, tecknaren etcetera. Ett sådant tillstånd är ofta förenat med en kostnad. Att underlåta att begära tillstånd kan leda både till böter och negativ uppmärksamhet kring landstinget.

Samtycke till publicering
En bild på personer får inte publiceras på webben utan att de personer som går att identifiera på bilden har tillfrågats och givit sitt samtycke till publicering.

Fotografier på ”verkliga patienter” bör undvikas helt. Om trots allt en ”patientbild” ska publiceras är det viktigt att ha ett skriftligt samtycke från den avbildade patienten. När sidan senare uppdateras är det viktigt att kontrollera på nytt att personen på bilden fortfarande godkänner publiceringen.

Bildens placering
Bilder får placeras fritt på en sida: över eller under en text, till höger eller till vänster på sidan, infällt i texten eller mellan textavsnitt. Tänk dock på att inte placera en för stor bild överst, så att viktig textinformation ”göms” för långt ner på sidan.

Textens placering runt bilder
Mellan text och bild ska det vara ett avstånd på 8 pixlar. Detta gäller även avståndet till eventuell text ovanför eller under bilden. Avståndet mellan text och bild anges i fliken Bildegenskaper, som horisontellt respektive vertikalt avstånd.

Bildens storlek, format och namn

Filformat
Bilder som laddas upp och visas på webbsidor ska ha något av formaten (filändelsen) ”.jpg”, ”.gif” eller ”.png”. Bildernas upplösning ska vara 72 dpi (=pixlar/tum).

Filnamn
Följande regler gäller vid namngivning av bilder:

• Använd högst 30 tecken totalt, inklusive filändelsen.
• Tillåtna tecken är bokstäverna a-z och siffrorna 0-9. Använd alltså inte svenska tecknen å, ä och ö.
• Undvik mellanslag, bindestreck, specialtecken och skiljetecken. Understreck är dock tillåtet.
• Använd absolut inte snedstreck: ”/”.
• Använd helst uteslutande gemener (små bokstäver).

Maximal bredd
Bilder som visas på vanliga webbsidor kan inte vara hur stora som helst sett i pixlar. Vilken
maximal bredd som fungerar beror på vilken sidmall som används i Episerver.

• Maximalt 550 pixlar bred kan en bild vara som är placerad i sidtyperna med full bredd, det vill säga utan högerkolumn, till exempel vanlig webbsida.
• Maximalt 375 pixlar bred kan en bild vara som är placerad i huvudkolumnen (mittenkolumnen) i sidtyperna med högerkolumn.
• Maximalt 160 pixlar bred kan en bild vara som är placerad i högra kolumnen i sidtyperna med högerkolumn.
  

Det är alltid möjligt att publicera bilder som är mindre än maxbredden.

Filstorlek och förminskning
Ju större en bild är (sett i antal pixlar) desto större filstorlek har den. Mycket stora bilder kan ta väldigt lång tid att ladda hem för en extern besökare med långsam Internet-uppkoppling. Försök därför att ladda upp bilder som från början har rätt storlek (sett i pixlar).

Det går att ladda upp bilder som är för stora, och som sedan med hjälp av inställningarna i Episerver visas i mindre bredd, men bildens filstorlek ändras inte genom sådana inställningar. Dessutom kan bilder förminskade med denna metod se mer ”taggiga” och oskarpa ut. Undvik därför att använda denna funktion.

Alternativ text
Alla bilder ska ha en ”Alternativ text”, som skrivs in i redigeraläget i Episerver. Alternativtexten är den text som syns när muspekaren förs över bilden, och den text som läses upp för dem som använder talsyntes.

Det är viktigt att skriva en alternativ text som beskriver vad bilden föreställer. Om bilden är länkad till en annan sida eller bild ska det framgå i alternativtexten vart länken leder.

Ramar och effekter
Det är möjligt att ha en tunn svart ram runt bilder. Bredden på ramen ska då vara 1 pixel. Ramens bredd anges i fliken Bildegenskaper. Om bilden ska ha någon form av effekt så är det i första hand en tunn svart ram.

Toning och andra effekter
Bilder med tonade kanter bör inte användas. Det är inte tillåtet att publicera bilder som är halvgenomskinliga. Toningar av olika slag försämrar tydligheten avsevärt.

Rörliga bilder och animationer
Rörliga bilder och animationer ska användas med försiktighet, men kan vara bra i till exempel utbildningssammanhang eller för att illustrera vissa händelseförlopp på ett pedagogiskt sätt. Tänk dock på att rörliga bilder och animationer i fel sammanhang kan ge ett oseriöst eller rörigt intryck, då det blir svårare att läsa en text om man störs av något som hoppar eller snurrar på skärmen.
 

Dokument

Webbsida eller dokument?
Utöver webbsidor med text och bilder består webbplatsen av uppladdade dokument av olika typer. Om en viss information ska publiceras som en vanlig webbsida eller som ett uppladdat dokument beror på informationens karaktär och omfattning.

Landstingets webbplats ska huvudsakligen bestå av vanliga webbsidor. Det är generellt sett enklare att för webbsidor följa riktlinjer för publicering och grafisk utformning. Det är också enklare att uppdatera informationen och kontrollera aktualiteten. Samtidigt finns funktionen ”Lyssna” på www.lio.se för vanliga webbsidor; funktionen fungerar inte för uppladdade dokument.

Uppladdning av information som dokument ska ske med stor återhållsamhet, och bör endast ske för rapporter, manualer, protokoll, inbjudningar och andra dokument som också behöver finnas i pappersformat eller som kräver särskilt utseende, inte ska ändras över tid eller som är mycket omfattande i antal sidor.

När det gäller små ”dokument” (två A4-sidor eller mindre) i karaktären av manualer (som exempelvis medicinska pm) ska de göras som webbsidor, som i sin tur kan skrivas ut. Även stora ”dokument” i manualkaraktär kan publiceras som webbsidor.

Grafisk profil
Alla dokument som laddas upp och visas på webbplatsen ska följa landstingets grafiska profilprogram och landstingets riktlinjer för kommunikation. Den som publicerar dokumentet måste se till att dessa riktlinjer följs. Det innebär bland annat att materialet ska ha ett sidhuvud som innehåller godkänd logotyp, namn på ansvarig enhet och datum. Dokumentets utseende i detalj styrs av dokumentets karaktär.

Dokumentets filformat och namn
Filformat
Alla dokument som publiceras på www.lio.se ska normalt vara i pdf-format, och inte i sitt originalformat (till exempel Word eller Excel) eller som packade i zip-filer. Dokument i pdfformat kan läsas av fler användare, medan till exempel ett word-dokument endast kan läsas av den som har programmet Word. En bonuseffekt med att göra om dokument till pdf:er är att filstorleken blir mindre, vilket påskyndar nerladdningen av ett dokument för den som har en långsam Internet-uppkoppling.

Undantaget från regeln om pdf:er kan vara bildspel i Power-point. Även ytterst särskilda omständigheter kan kräva andra lösningar. Sådana situationer kräver dock en tydlig information till användaren om vad som krävs för att länken ska kunna öppnas.

På Lisa är dokument i Word- och Excelformat tillåtna, men tänk på att det ofta är säkrare att publicera en pdf i stället, eftersom en pdf inte lika enkelt kan redigeras av användaren.

Filnamn
Följande regler gäller vid namngivning av dokument:

• Använd högst 30 tecken totalt, inklusive filändelsen (till exempel ”.pdf”).
• Tillåtna tecken är bokstäverna a-z och siffrorna 0-9. Använd alltså inte svenska tecknen å, ä och ö.
• Undvik mellanslag, bindestreck, specialtecken och skiljetecken. Understreck är dock tillåtet.
• Använd absolut inte snedstreck: ”/”.
• Använd helst uteslutande gemener (små bokstäver).
  

Uppladdning och länkning
Alla dokument som laddas upp på Lisa eller www.lio.se ska placeras i sidans egen katalog. I länken till ett uppladdat dokument ska du alltid uppge filformat och dokumentstorlek. Länkar till uppladdade dokument ska alltid öppnas i nytt fönster. Läs mer om riktlinjerna och rekommendationerna under avsnittet ”Länkar”.

 
Filmer

Det är möjligt för alla landstingsverksamheter att producera egna webbfilmer för publicering.

Filmformat
Filmer som ska publiceras på landstingets webbplats måste vara i Windows Media-format, det vill säga med filändelsen ”.wmv”. Filmerna ska vara kodade med codec för Windows Media Player 9.0 (för närvarande).

Filmkvalitet
Filmer på landstingets webbplats får maximalt ha en datahastighet (så kallad bitrate), på 1500 kbit/s. Detta för att inte filmerna ska ha för stor filstorlek och därmed ta för långa tid att strömma ut.

Grafisk ram
Alla webbfilmer som produceras inom landstinget ska publiceras med en landstingsanpassad grafisk ram. En sådan ram lägger Informationscentrum till innan publicering.

Publiceringsrutiner
Samtliga filmer på landstingets webbplats ska ligga på någon av Informationscentrums så kallade streamingservrar, och måste då laddas upp av Informationscentrum. Ingen film får alltså laddas upp till Episervers fileserver.

 
Länkar

Länkar till dokument och bilder
Länktext
En länk till ett dokument bör så långt det är möjligt beskriva dokumentets karaktär och innehåll. Länken bör även innehålla information om storlek och filformat. Skriv till exempel: Rapport om väntetider i Östergötland maj 2010 (pdf, 1,2 Mb)

Länkad text till bilder, bildspel och filmer ska följa samma princip som den för länkar till dokument.

Öppna i nytt fönster
Länkar till dokument, bilder och filmer ska alltid öppnas i nytt fönster. Detta anges i fältet Målram, då länken skapas.

Länkar till e-postadresser
Ange gärna e-postadresser på webbsidor, där bland andra allmänhet, patienter och media kan ställa frågor och lämna synpunkter. Samtliga e-postadresser som anges på webben ska vara klickbara.

Funktionsadresser
Det är rekommenderat att för det flesta kontakter med allmänhet i första hand använda funktionsadresser eller formulär som är kopplade till funktionsadresser.

Personliga e-postadresser
Personliga e-postadresser på www.lio.se bör anges med viss försiktighet. Dels är personliga epostadresser beroende av att en viss person är i tjänst och kan läsa sin e-post, dels medför en exponerad e-postadress en ökad risk för personen att få skräppost och virus.

Samtliga personer vars e-postadress publiceras på www.lio.se måste tillfrågas och ge sitt samtycke till publiceringen.

Ansvar
Den som är informationsansvarig för en sida ansvarar för att angivna e-postadresser fungerar och läses av regelbundet. Med regelbundet menas här minst en gång per dygn när det gäller funktionsadresser och med högst några dagars mellanrum när det gäller personliga epostadresser som visas på www.lio.se.

Länkning till andra webbplatser
På Lisa och www.lio.se är länkar till myndigheters och andra icke-kommersiella organisationers webbsidor alltid tillåtna. Även länkar till företag och aktörer med landstingsavtal är tillåtna (exempelvis privata vårdgivare och leverantörer av upphandlade produkter och tjänster). Länkar till andra företag (exempelvis läkemedelsföretag och bostadsförmedlare) och privatpersoners webbsidor betraktas som länkar med reklamkaraktär och är aldrig tillåtna. Beslut om hantering av tveksamma länkar tas av Informationscentrum.

Länkar till webbplatser som har ett allmänt intresse för landstingets besökare ska samlas i de gemensamma länklistorna under menyvalet ”Länkar” i sidhuvudet. Specifika externa länkar för ett visst område kan placeras på enheters egna webbsidor.

Länktext
En länk till en annan webbplats bör så långt det är möjligt beskriva vart länken leder. Skriv till exempel: Rapport om väntetider i Sverige mars 2011 (länk till Socialstyrelsen).

Öppna i nytt fönster
Länkar till andra webbplatser ska alltid öppnas i nytt fönster (till skillnad från länkar till andra sidor på Lisa eller www.lio.se, som ska öppnas i samma fönster). Detta anges i fältet Målram, då länken skapas.

Ansvar
Den som skapar en länk till andra webbplatser ansvarar för att länken fortlöpande fungerar. Tänk på att den som har skapat webbsidan som länken leder till knappast lär tala om för Landstinget i Östergötland om sidan tas bort.

Länkning inom landstingets webbplats
Länkar till sidor på Lisa och www.lio.se ska öppnas i samma fönster (alltså inte i nytt fönster). Den som har skapat länkar är skyldig att se till att de fungerar.

Den som har webbsidor som andra länkar till är skyldig att informera berörda innan en sida tas bort eller om innehållet förändras väsentligt.

Länkar till Lisa från www.lio.se
Grundprincipen är att alla länkar på www.lio.se (blåa sidor), till såväl andra sidor som dokument, ska fungera fullt ut. Det får därför inte, annat än i undantagsfall, finnas länkar på www.lio.se som leder till sidor eller dokument som endast är publicerade på Lisa (röda sidor). Om det trots allt måste finnas en länk på www.lio.se till Lisa ska det tydligt framgå i länktexten att länken endast fungerar på landstingets intranät Lisa.

Länkar till bokmärken
Bokmärken bör endast användas i undantagsfall, på mycket långa sidor. Det är rekommenderat att i första hand i stället skapa undersidor som man länkar till. Om bokmärken
ändå används ska de placeras före en text eller rubrik – om en text eller rubrik markeras blir den blå, vilket inte är tillåtet.

Länkar till G:\ från Lisa
Det är möjligt att från sidor på Lisa länka till ”G:\”, förutsatt att det i länken tydligt framgår att den leder till information som kräver särskild behörighet. Det är aldrig tillåtet att länka till ”G:\” från sidor på www.lio.se!

Kontroll inför radering
Tänk särskilt på att kontrollera så att inga webbsidor länkar till den sida som ska raderas, och vid behov meddela berörda personer.

 
Obligatorisk information och struktur

Startsida
Samtliga verksamheter ska ha åtminstone en webbsida (en startsida) som kort beskriver verksamheten, med kontaktuppgifter, besöksadress, postadress och eventuell länk till karta. En startsida ska publiceras så att den är tillgänglig både på Lisa och www.lio.se. Namnet på den sidan ska vara verksamhetens namn.

Kontaktuppgifter för patienter
Verksamheter som tar emot patienter bör redan på startsidan kort och tydligt presentera vart patienter ska vända sig, och när, med eventuella telefonnummer, telefontider, e-postadresser och öppettider. Finns det behov av att presentera en mycket stor mängd information går det att skapa en ny undersida med kontaktuppgifterna, i stället för att presentera dem på verksamhetens startsida.

Samtliga vårdverksamheter på vårdcentrals/kliniknivå ska presentera e-tjänster via ’Mina vårdkontakter’ och eventuella egna e-tjänster i startsidans högerkolumn.

Funktionsbrevlådor
I högerkolumnen på klinikernas och vårdcentralernas startsidor ska namnet till enhetens funktionsbrevlåda finnas under kontaktuppgifterna.
Ett standardiserat autosvar bör alltid användas i funktionsbrevlådan som ger besked om vilka frågor som hanteras via brevlådan.

Verksamhetsbild
Det är lämpligt att på verksamhets startsida ha med en bild. En sådan bild ska återspegla verksamheten eller visa byggnaden där verksamheten bedrivs. Det är bättre att inte ha någon bild alls än en bild som ger besökaren helt fel associationer. Se även avsnittet om bilder.

Utrymmesbegränsning
Försök begränsa informationsmängden på en startsida så att både text och bild ryms inom en skärmbild. ”Långa” webbsidor är svåra att överblicka, och det är särskilt viktigt att startsidan inte är oöverblickbar.

Ledning och organisation
Alla verksamheter ska presentera vem som är chef och ansvarig för verksamheten, med telefonnummer och e-postadress till denna person. Sådan information ska ligga på startsidan eller på en egen undersida. En undersida ska ha ett namn som talar om vad sidan innehåller: ”Ledning och organisation”.

Det är möjligt att publicera en skiss eller liknande över hur organisationen ser ut, med det är endast för produktionsenheters sidor som det är ett tvång att presentera namnen på alla enheter som ingår.

Menyval
Det är möjligt att skapa olika undersidor för sin verksamhet. Undersidor kan skapas i flera nivåer. I första hand ska länkarna till sådana undersidor presenteras i vänstermenyn, eftersom det för de flesta användarna uppfattas som mest logiskt att navigera genom länkar placerade där. Ett alternativ kan vara att placera länkar till undersidor i mitten på sidan, vilket är lämpligt om det handlar om många länkar med väldigt långa namn.

Menyval i vänstermenyn bör rymmas på en rad och ska aldrig uppta mer än två rader.

Menystruktur
Menystrukturen och namnen på menyvalen påverkar till stor del hur enkelt eller svårt det är för användarna att hitta på webbplatsen. Det är därför viktigt att noggrant tänka igenom rubriksättningen, så att rubrikerna blir korta och enkelt formulerade och tydligt sammanfattar innehållet på undersidan.

Undvik alltid att bygga alltför långa menyvalslistor, då många val försvårar för besökaren att överblicka informationen. Det är optimalt att ha cirka 6-8 menyval i vänstermenyn. Undvik att bygga alltför många nivåer i hierarkin. Om besökaren måste klicka sig ner i strukturen för många gånger är risken stor att besökaren ger upp jakten på informationen.

Sidans tillhörighet
Varje undersida bör innehålla en kort information om vilken verksamhet sidan tillhör, exempelvis genom skrivningar som ”Vårdcentralen Hagebys jourverksamhet” i stället för bara ”Jourverksamheten”. Detta är särskilt viktigt att tänka på för sidor som visas på www.lio.se. Där finns ingen ”smulstig” som visar sökvägen till sidan, varför det inte är enkelt för besökaren att på det sättet utläsa var den enskilda sidan hör hemma i strukturen om besökaren kommer in till den via olika fritextsökfunktioner.

Information om vårdcentraler
Förutom startsidan och ledningssidan ska följande information finnas på vårdcentralens sidor
på www.lio.se:

• Reception, med åtminstone information om när receptionen är öppen.
• Jourverksamhet, med tydliga uppgifter om vart patienter ska vända sig under jourtid.
• Läkare, med information om hur patienterna når dem.
• Distriktssköterskor, med information om hur patienterna når dem.
• Barnavårdscentral, med information om hur patienterna når dem.
• Specialmottagningar, i form av en samlingssida med klickbara bilder till respektive specialmottagning. Samlingssidan ska följa en bestämd grafisk profil, och utformas av
  Informationscentrum. Undersidorna ska innehålla kontaktinformation och kort beskrivning av mottagningarna, samt information om huruvida patienten behöver remiss eller inte.
• E-tjänster, i form av ”knappar” överst till höger på startsidan.
  

Varje vårdcentral kan lägga till de menyval som är lämpliga. Alla menyval ska ha rubriker som kort och tydligt beskriver sidornas innehåll.

Information om centrum inom vården
Startsidan för ett centrum ska, förutom kontakt- och adressuppgifter, innehålla information om vilka kliniker/enheter som ingår, med klickbara länkar till respektive klinik/enhet. På Lisa och www.lio.se ska också följande rubriker finnas: Ledning och organisation, Budget och uppföljning samt Forskning och utveckling. På Lisa ska dessutom rubriken Internkontroll ekonomi/HR finnas. Om en verksamhetsidé presenteras ska den ha samma formulering som finns i styrkortet.

Information om övriga produktionsenheter (inte sjukvård)
Startsidan för ett centrum ska, förutom kontakt- och adressuppgifter, innehålla en kort beskrivning av verksamheten. Det är lämpligt att produktionsenheter som inte arbetar direkt med patientvård även publicerar en e-postadress. På Lisa och www.lio.se ska finnas rubriker som Ledning och organisation samt Budget och uppföljning. På Lisa ska dessutom rubriken Internkontroll ekonomi/HR finnas. Om en verksamhetsidé presenteras ska den ha samma formulering som finns i styrkortet.

Information om sjukvårdskliniker
Startsidan för en klinik ska, förutom kontakt- och adressuppgifter, innehålla kort allmän information om kliniken. Adress och länk till karta placeras lämpligen överst till höger på
sidan. Det ska finnas en undersida med Ledning och organisation. På den sidan bör verksamhetsidén finnas med.
Dessutom bör finnas:

• En undersida för varje mottagning och vårdavdelning, där rubriksättningen utgår från hur skyltning och text i kallelser ser ut för att patienterna ska kunna känna igen sig.
• E-tjänster (Mina vårdkontakter), lämpligen i form av ”knappar” överst till höger på startsidan. 
  

Mottagningar och avdelningar
Startsidan för respektive mottagning ska åtminstone innehålla information om besöksadress, telefonnummer, telefontider och öppettider. Om meddelanden kan lämnas på telefonsvarare övriga tider bör detta anges. Öppettider bör tydligt förklaras, så att det framgår om de avser jourfall eller enbart i förväg bokade patienter. Varje enhet måste bedöma vilka mottagningar som ska beskrivas separat respektive tillsammans. Låt patienternas utgångspunkt vara vägledande.

Övriga menyval
Varje klinik kan utöver detta lägga till de menyval som är lämpliga. Alla menyval ska ha rubriker som kort och tydligt beskriver sidornas innehåll.

 
Funktioner för information och kommunikation

Utöver de e-tjänster som kan användas finns flera funktioner och Episerver-sidmallar som kan möjliggör kommunikation mellan verksamhet och webbanvändare.

Kalender
Det är möjligt för alla verksamheter att använda sidmallen ”Kalender” för att presentera vad som är på gång. Om en kalender skapas är det viktigt att ha ordentlig kontroll över aktualiteten i informationen, så att gammal information raderas snabbast möjligt. Tänk på att det inte räcker att låta gamla kalenderhändelser (som lagts in som enskilda sidor) sluta visas, utan att sidorna ska raderas.

Arbetsrum
Det är möjligt för alla verksamheter att använda sidmallen ”Arbetsrum”, där en bestämd och begränsad projektarbetsgrupp kan anslå information. Den som administrerar arbetsrummet tilldelar andra personer behörighet att läsa och skriva. Administratören måste ha utbildning i Episerver, men övriga som använder arbetsrummet behöver inte ha det.

Till ett arbetsrum kan olika sidor för nyheter, kalender och anslagstavla kopplas.

Diskussionsforum
Om särskilda skäl finns kan en verksamhet ha en funktion för diskussionsforum på intranätet Lisa. Beslut om användning av funktionen tas av systemägaren eller systemförvaltaren.
 
 
Fastställes
Linköping 2012-02-15 
Ulrika Ohlson
systemägare