1. Landstingsstyrelsen är landstingets arkivmyndighet, vars uppgift är
att utöva tillsyn över arkivvården vari ingår inspektion av arkiven samt rätt
att överta arkivmaterial från produktionsenheterna inom landstinget, både efter
överenskommelse och p.g.a. ensidigt beslut av arkivmyndigheten.
2. Landstingsarkivet finns till landstingsstyrelsens hjälp och är en tjänstemannaorganisation
med landstingsarkivarien som chef. Dess arbetsuppgift är att inför landstingsstyrelsen:
- svara för strategiska arkivfrågor t.ex. gallring
- ha tillsyn över arkiven i landstingets alla enheter
- ge råd och utbildning inom arkiv- och dokumenthantering
- svara för de centrala arkivdepåerna, forskarexpeditionen och kansliets sekundärarkiv
3. Varje större enhet inom landstinget har en
arkivansvarig. Gruppen
arkivansvariga har regelbundna träffar med landstingsarkivarien. Den arkivansvarige:
- bevakar att lagar, förordningar och arkivreglemente följs
- bevakar arkivfrågorna i budget och övrig planering
- bevakar arkivfrågorna vid förändringar i organisation och rutiner
- informerar berörd personal om föreskrifter och rutiner inom arkivområdet
- tillser att arkivredogörare finns för alla enheter/arbetsplatser inom sitt ansvarsområde
- håller sig informerad om förtecknings- och gallringsläget inom hela produktionsenheten
- samråder med landstingsarkivet och håller kontakt med arkivredogörarna
- är kontaktperson i arkivfrågor
4. Ett antal
arkivredogörare kan finnas inom varje arkivansvarigs
enhet, t.ex. en på varje tandvårds- och sjukhusklinik etc. Arkivredogöraren
ska:
- ansvara för vården av enhetens arkivhandlingar
- ordna och förteckna handlingarna
- hålla handlingarna tillgängliga enligt Tryckfrihetsförordningen
- gallra arkivet enligt gällande gallringsplaner och skriva gallringsprotokoll
- bevaka arkivbildningen och andra frågor inom arkivområdet, t.ex. framföra önskemål om förändrade gallringsplaner
- känna till gällande bestämmelser och lagar
- vara kontaktperson i arkivfrågor