Arkivreglemente för LiÖ
Dnr LiÖ 503/91
ARKIVREGLEMENTE
antaget av landstinget den 27 november 1991 § 157
I anslutning till bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) skall följande föreskrifter gälla.
1 § Tillämpningsområde
Detta reglemente skall tillämpas på landstingets myndigheter. Härmed avses landstingsfullmäktige och dess revisorer, landstingsstyrelsen och övriga nämnder med underställda förvaltningar och produktionsenheter samt andra landstingsorgan med självständig ställning såsom smittskyddsläkaren.
2 § Ansvar för arkivvården
Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv enligt lag.
3 § Arkivmyndighet
Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet
Arkivmyndigheten utövar tillsyn över arkivvården inom landstinget vari ingår inspektion av arkiven.
Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från myndighet under dess tillsyn, både efter överenskommelse och på grund av ensidigt beslut av arkivmyndigheten.
4 § Landstingsarkiv
För vård och tillhandahållande av arkivmyndigheten och till den överlämnade arkiv, finns ett landstingsarkiv.
Landstingets arkivarie svarar för landstingsarkivet samt biträder myndigheten i dess tillsynsverksamhet.
5 § Arkivansvarig och arkivredogörare
Hos myndigheten skall finnas en eller flera arkivansvariga och arkivredogörare.
Kommentar
Arkivansvarig bevakar arkivfrågorna och informerar nämnd och berörd personal.
Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna enhetens arkivhandlingar.
Arkivansvarig och arkivredogörare är myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor.
6 § Arkivförteckning och arkivbeskrivning
Varje myndighet skall föra förteckning över sitt arkiv samt upprätta en arkivbeskrivning som fortlöpande kompletteras.
Kommentar
Arkivförteckningen är en systematiskt uppställd redovisning av arkivets serier och volymer.
Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar häri som är av betydelse ur arkivsynpunkt samt arkivvårdens organisation, principer för bevarande och gallringsbeslut.
Myndighetens arkiv utgöres av ett bestånd av allmänna handlingar som bildas hos myndigheten till följd av dess verksamhet.
Arkivhandlingar är allmänna handlingar som lagts till förvaring hos myndigheten. Handlingar som förs fortlöpande såsom diarier, register och journaler blir arkivhandlingar så snart första notering har gjorts.
Om flera avgränsade arkiv uppstår hos myndigheten, förtecknas dessa var för sig. Arkivbeskrivning upprättas särskilt för varje arkiv samt för hela myndigheten.
7 § Gallring
Myndigheten beslutar efter samråd med arkivmyndigheten om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida annat ej är särskilt föreskrivet. Beträffande arkiv som har överlämnats till arkivmyndigheten, beslutar denna efter samråd med överlämnande myndigheter.
Över gallring upprättas protokoll.
Kommentar
Gallring innebär att handlingar i ett arkiv förstörs eller att uppgifter som in går i upptagningar utplånas.
Följande slag av handlingar bör ej gallras:
handlingar som kan behövas för landstingets förvaltning eller framtida utredningar
handlingar som kan ha rättslig betydelse
handlingar som är av värde för forskning.
Särskilda föreskrifter om bevarande och gallring kan finnas i lag eller förordning eller i beslut av datainspektionen.
8 § Rensning
Arbetsmaterial skall fortlöpande rensas ut.
Kommentar
Arbetsmaterial kan vara t.ex. minnesanteckningar och utkast av tillfällig betydelse, som är obehövliga för förståelsen av respektive ärendes handläggning och beslut, samt övertaliga kopior och dupletter. Även upptagningar för ADB som endast utgjort mellanled i arbetsprocessen är arbetsmaterial.
9 § Beständighet
Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet.
Kommentar
Även gallringsbara handlingar skall ha sådan kvalitet att de är läsbara fram till gallringstidpunkten.
För mikrofilm och ADB-medier skall motsvarande krav ställas.
Se riksarkivets författningssamling beträffande skrivmateriel och reproduktionsmetoder som ger beständig skrift.
10 § Förvaring
Arkivhandlingar skall förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst.
Kommentar
Om myndigheten saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingar utanför arkivlokal, skall handlingarna placeras i skåp som ger motsvarande skydd.
Elektrisk apparater såsom terminaler, skrivare eller kopiatorer får inte placeras i arkivlokal.
För förvaring av ADB-medier och mikrofilm gäller särskilda krav.
Allmänna råd om arkivlokaler har utfärdats av riksarkivet.
11 § Utlåning
Utlåning av arkivhandlingar skall ske på sådant sätt att risk ej föreligger att handlingarna skadas eller förkommer.
Lån får endast ske mot kvitto. De skall bevakas och återkrävas efter lånetidens utgång.
Kommentar
Förutsättning för utlåning är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser.
För tjänsteändamål kan arkivhandling utlånas till annan myndighet.
För vetenskapligt ändamål kan arkivhandlingar utlånas till institution som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet.
Om landstingskommunal verksamhet övergår i privaträttslig form kan arkivhandlingar utlånas till företaget.
12 § Överlämnande av arkiv
Myndighet kan överlämna sitt arkiv eller del därav till arkivmyndighet för fortsatt vård.
Myndighet kan efter samråd med arkivmyndigheten överlämna sitt arkiv eller del därav till annan myndighet inom landstinget vid organisationsförändring.
Upphör myndighet med sin verksamhet, skall dess arkiv överlämnas till arkivmyndigheten, såvida landstingsfullmäktige ej beslutat annat.
För annat överlämnande av arkivhandlingar krävs stöd av lag eller särskilt beslut av landstingsfullmäktige.
Vid överlämnande av arkivhandlingar upprättas bevis.
Kommentar
Med överlämnande avses att även ansvar och kontroll överföres.
Om arkiv endast deponeras hos annan myndighet, stannar ansvaret hos den deponerande myndigheten.
Allmänna handlingar får inte överlämnas till enskild (person, bolag, stiftelser etc.). Myndighet kan dock besluta att ansökningshandlingar återlämnas.