Kvinno, Barn- och Sinnescentrum ViN

Kvinno, Barn- och Sinnescentrum ViN (KBS-Centrum) fanns 2000-07-01 till 2003-12-31 som en produktionsenhet inom landstinget i Östergötland. (PE-nummer 016)

Historik


1:e juli 2000 bildades KBS-Centrum som ett av fyra centrum på Vrinnevisjukhuset i Norrköping. Ingående kliniker var Kvinnokliniken, Barn-, Ögon- och ÖNH-kliniken. Dessutom administrerades vissa sjukhusövergripande funktioner bl.a. chefläkaren , verksamhetsutvecklaren, sjukhuskyrkan, kultur i vården och personalbutiken genom KBS.
Från och med 2004-01-01 övergick Barn och Kvinnoklinikerna i Barn-och Kvinnocentrum i Östergötland.
Ögon och Öron-Näsa-Halsklinikenerna övergick i Rekonstruktionscentrum i Östergötland.

KBSCentrums ledningsgrupp har bestått av:
Centrumchef Ingrid Schlyter
Chefssekreterare Maria Carlsson
Personalchef Pia Ölund
Ekonomichef Susanne Malmgren
IT-samordnare Meg Wigmo
Klinikchef barnkliniken Per Bolme och efter 2003-07-01 Bo Orlenius
Klinikchef kvinnokliniken Kerstin Jonsson
Klinikchef önh-kliniken Elisabeth Flashar
Klinikchef ögonkliniken Mariann Abrahamsson

Dessutom ingick personalsekreterare Iréne Andersson och ekonom Lena Steen i staben.

Omhändertagandet av patienter i öppna vårdformer är långt driven inom KBS-centrums kliniker. Klinikerna inom KBS har arbetat mycket målmedvetet med att reducera väntetider och köer och skapa en effektiv vård. Vi har nu i slutet av perioden inga behandlingsväntetider överstigande tre månader.

Inom KBScentrum har vi försökt skapa förtroendefulla relationer mellan staben och verksamheten, inom ledningsgruppen och chefsnätverken. Förtroende och respekt har vi sett som viktiga faktorer för att få till stånd samverkan och erfarenhetsutbyte över gränserna.

Staben har strävat efter att uppfattas mer som stöd än kontroll. Man har arbetat genom att ge underlag, göra konsekvensbeskrivningar och visa cheferna samband och alternativ. Genom personalfunktionen har cheferna i verksamheten också fått mycket vägledning och hjälp.
Det har varit en stor fördel att staben funnits nära verksamheten. Personlig kontakt, lättillgänglighet och service har varit ledstjärnor.

Detta har vi arbetat med inom KBS-Centrum;

Ledning

• KBS-centrum har satsat på att stärka ledningsfunktionerna på klinikerna. Ledningsgrupperna på KK, Ögonkliniken och ÖNH-kliniken har genomgått landstingets ledningsgruppsutvecklingsprogram. För centrumledningsgruppen gjordes några mindre aktiviteter.
  
  
• KBS-centrum har arbetat fram ett underlag för uppdragsbeskrivning och delegering för klinikchefer och avdelningschefer. Klinikerna har arbetat vidare och genom delegeringar och ansvarsbeskrivningar förtydligat ansvarsfördelningen mellan olika ledningsfunktioner på klinikerna.
  
  
• Parledarskap. KBS-centrums klinker har aktivt arbetat med att tillsätta medicinskt ledningsansvariga läkare, MAL, och även arbetat med deras ansvarsområden och roller. Det finns ett tydligt uttalat parledarskap mellan MAL och avdelningschef. Det har visat sig mycket värdefullt att få med engagerade läkare i ledningsfunktion på klinikerna.
  
  
• KBS ledningsgrupp har sett vikten av att avdelningscheferna på våra kliniker har ett nätverk. Innehåll och former för nätverket har fasställts.
  
  
• KBS-stabens främsta funktion har varit att vara ett beslutsstöd för cheferna. Man har arbetat genom att ge underlag, göra konsekvensbeskrivningar och visa på samband och alternativ. Uppföljningar och analyser har presenterats på ett pedagogiskt sätt. Personalfunktionen har gett vägledning och hjälp i svåra ärenden. Detta har varit ett värdefullt stöd till cheferna. Staben har strävat efter att uppfattas mer som stöd än kontroll. Det har varit en stor fördel att staben funnits nära verksamheten. Personlig kontakt, lättillgänglighet och service har varit ledstjärnor.

Verksamhetsstyrning

• Balanserat Styrkort med handlingsplaner för de ingående perspektiven togs fram för KBScentrum år 2002 med handlingsplaner som reviderades i början av 2003. Samtliga kliniker har också utbildats i BSC och arbetat fram styrkort.
  
  
• Befattningsutveckling. Samtliga kliniker och befattningar har gjort befattningsutveckling enl. Olivia för alla professioner. Klinikerna har också arbetet med att koppla befattningsutveckling till en lönemodell. Klinikerna har haft god nytta av detta både vid PoUsamtal och löneförhandlingar.

Medarbetare

• Ett arbetsutskott från KBS medbestämmandegrupp har arbetat fram ett dokument/arbetsmaterial gällande chefs-/medarbetarpolicy. Den är tänkt att användas vi rekrytering, arbetsplatsträffar, arbetsplatsutveckling.
  
  
• KBS-centrums jämställdhetsplan år 2002 omnämndes av Kvinnliga läkares förening som en av de bästa jämställdhetsplanerna. Ett utskott från KBS Centrums medbestämmandegrupp har arbetat vidare och för 2003/2004 tagit fram en jämställdhets-/mångfaldsplan med ytterligare förbättringar.
  
  
• Medbestämmandegruppen på KBS-Centrum gav i uppdrag till
  personalsekreteraren och en facklig representant att intervjua våra långtidssjukskrivna. Syftet var att vi skulle få mer kunskap om vilka faktorer som var viktiga för att förebygga ohälsa och förbättra rehabiliteringsarbetet.
  
  
• Arbetsgruppsutveckling har bedrivits inom Barn-ungdomskliniken samt ÖNH-operation.
  
  
• Rekrytering av chefer inom centrum har gjorts med stor omsorg efter behovsanalys, kravspecifikation och intervjuer. Processen kan ibland ha tagit lite tid men det har lönat sig. Resultatet har blivit mycket kompetenta och välfungerande chefer på alla nivåer.
  
  
• Brist på specialistutbildade medarbetare har lockat fram lite ovanligare aktiviteter såsom marknadsföring på utbildningsanstalter i Sverige och utomlands, intressenter har inbjudits på besök, annonsering utomlands och headhunting.
  
  
• Vi har arbetat långsiktigt med kompetensutveckling. Duktiga
  sjuksköterskor som önskat genomgå specialistutbildning har stimulerats genom stipendier under utbildningstiden.
  
  
• Genom träget arbete både med rekrytering och kompetensutveckling har bemanningssituationen gradvis förbättrats.
  
  
• Centrum- och klinikledningar har tillsammans önskat all personal god jul och tackat för det gångna året med adventskaffe och julklappsutdelning i december varje år. KBS-centrum hade en stor fest år 2002 för all personal i Värmekyrkan. Det bjöds på god buffé, underhållning från samtliga kliniker och stab. Syftet var att ha roligt, lära känna varandra och skapa en samhörighetskänsla för att underlätta framtida kontakter och samarbete.

Ekonomi

• Ekonomerna på KBS-centrum har genomfört ekonomiutbildning vid flera tillfällen för samtliga klinikchefer, avdelningschefer och vissa medicinskt ledningsansvariga läkare.
  
  
• KBS-centrums fyra kliniker har arbetat igenom KPP projektet.
  
  
• Ekonomerna har tagit fram olika typer av pedagogiska underlag i form av diagram och rapporter för ekonomisk uppföljning av kostnader, intäkter och produktion
  
  
• KBS-centrum har uppnått en god förståelse och kunskap om sambandet mellan verksamhets-, ekonomi- och personalfrågor dels genom månatliga möten med centrumchef, ekonomichef, personalchef och respektive klinikchef och dels vid behov möten mellan ekonom och enskilda chefer.
  
  
• Efact. Vi har minskat våra kostnader mot ADM-tjänst genom att införa rutiner där vi själva konterar våra fakturor.
  
  
• Tillgänglighet. Ekonomistaben har prioriterat hög servicegrad vad gäller till gänglighet för personlig kontakt, telefon och mail, vilket har ökat den ekonomiska medvetenheten hos samtliga chefer och på så sätt påverkat centrumets ekonomiska resultat.

Arkiv och information

• KBS-bladet. KBS-centrums chefsekreterare har sammanställt och layoutat ett 4-sidigt informationsblad för alla anställda inom KBS-centrum. 3 – 5 nummer utgivits per år. Innehåll: centrumchefen har ordet, personalnytt, ekonominytt, utvecklingsprojekt, personalsociala aktiviteter med mera.
  
  
• Diarium och arkiv. KBS-centrums allmänna handlingar diarieförs i enlighet med offentlighetsprincipen. De allmänna handlingarna förtecknas och arkiveras enligt gällande bestämmelser. En arkivbeskrivning har upprättats för att kunna följa förändringar i organisationen. Arkivansvarig för ViN:s administrativa arkiv är KBS-centrums chefssekreterare.
  
  
• Platsannonser. Handläggningen av platsannonser och inkomna ansökningshandlingar har skett på KBS-staben. Handlingarna har diarieförts i KBS-centrums diarium.
  
  
• Hemsidan. På KBS-centrums hemsida på LISA/LIO finns förutom information om klinikernas verksamheter också information till allmänheten om organisation, utbildning, forskning, budget och uppföljning. Internt finns tillgång till alla policydokument, MBG-protokoll, KBS-bladet, delårsrapporter och IT-verksamheten på centrum.
  
  
• E-post KBS-centrum har en egen e-postadress som kan användas av allmänheten

IT

• IT-samordnaren har haft regelbundna möten med centrums ITR-personer i syfte att förmedla information, utbilda och kompetenshöja samt stödja i rollen att vara klinikens första support. Här har hon också fått återkoppling från klinikerna samt inhämtat krav, behov och önskemål och skapat riktlinjer och samordning.
  
  
• Utbildning i baskunskaper i IT samt mail har erbjudits till klinikerna. Uppslutningen har varit god.
  
  
• PACS Införande av PACS/Wise Webb. Läsa remissfråga samt svar och se den digitala röntgenbilden.
  
  
• IT-samordnaren har deltagit i Barnklinikens och Kvinnoklinikens IT-råd.
  
  
• Gemensam information. En bra strukturering och behörighet i klinikgemensamma ”mappar” har gjorts.
  
  
• Inventering och kontinuerlig inventering av hårdvara samt strukturering av NT-konto och NT-grupper.
  
  
• Tele QFinns med webbgränssnitt på Ögonkliniken och har införts på Kvinnokliniken.
  
  
• Speech Mike Hhr införts på KK, Ögon- och ÖNH-kliniken.
  
  
• Obstetrix Genomgång och revidering av sökord och uppdatering av versioner.
  
  
• DAM samt Kom och Gå har införts på samtliga kliniker

IT landstingsövergripande

• IT-samordnare från KBS-centrum har deltagit i och representerat centrumet i systemförvaltningsråd för: Master, ATIS och Tele Q.
  
  
• IT-samordnare från KBS-centrum har deltagit i och representerat centrumet i prioriteringsråd för PAS-
  systemet ATIS .
  
  
• IT-samordnare från KBS-centrum har deltagande i referensgrupp på Siemens, för utveckling av systemet.
  Systemförvaltare för Obstetrix i LiÖ. Hon har också ingått i systemförvaltningsråd och administratörsnätverk.
  
  
• IT-samordnare från KBS-centrum har deltagit i nationellt projekt i samarbete med Carelink och RSV för direkt
  hämtning digitalt av personnummer för nyfödda.

KBS-Centrum 2003-12-10

Ingrid Schlyter
Centrumchef